Wann eine Versammlung stattfinden muss

Mindestens einmal jährlich (§ 24 Abs. 1 WEG). Außerordentliche Versammlungen, wenn ein Viertel der Eigentümer es schriftlich verlangt oder ein wichtiger Grund vorliegt (Sanierung, Verwalter-Wechsel, Sonderumlage).

Ladungsverantwortlich ist der Verwalter. Hat die WEG keinen Verwalter, kann auch der Verwaltungsbeirat einberufen.

Einladung: Form + Frist

Frist: mindestens 3 Wochen vor Termin (§ 24 Abs. 4 WEG, seit Reform 2020 — vorher 2 Wochen)
Form: Textform reicht — E-Mail ist zulässig, wenn Eigentümer dem zugestimmt hat
Inhalt: Tagesordnung mit allen Beschlussgegenständen. Was nicht auf der TO steht, kann nicht beschlossen werden (Ausnahme: einstimmig)
Anlagen: Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung, Sanierungs-Angebote — alles, worüber abgestimmt werden soll

Seit WEG-Reform sind auch Online-Versammlungen möglich — dafür braucht es einen separaten Beschluss, dass die WEG das überhaupt zulässt (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG).

Beschlussfähigkeit + Mehrheiten

Seit WEG-Reform 2020: keine Beschlussfähigkeitsquote mehr. Auch eine 2-Personen-Versammlung kann beschließen — was aber praktisch hochproblematisch ist (Anfechtungsgefahr).

Mehrheiten:

Einfache Mehrheit (Standard): Verwaltungsangelegenheiten, bauliche Veränderungen ohne Eingriff in Substanz
Qualifizierte Mehrheit (3/4 + 50 % MEA): bauliche Veränderungen über die ordnungsgemäße Verwaltung hinaus
Allstimmigkeit: Änderung der Teilungserklärung

Protokoll + Beschluss-Sammlung

Innerhalb 2 Wochen nach Versammlung muss der Verwalter:

Protokoll erstellen und an alle Eigentümer schicken
Beschluss-Sammlung aktualisieren (§ 24 Abs. 7 WEG) — die chronologische Sammlung aller WEG-Beschlüsse, die jeder Käufer später einsehen können muss

Anfechtungsfrist

Beschlüsse können binnen 1 Monat nach Versammlung beim Amtsgericht angefochten werden (§ 45 WEG). Begründungsfrist: 2 Monate. Anfechtungsgründe sind formal (Einladung, Frist, TO) oder inhaltlich (Beschluss verstößt gegen ordnungsgemäße Verwaltung).

Häufige Anfechtungsgründe

Einladungsfrist nicht eingehalten
Tagesordnungspunkt zu vage formuliert ("Verschiedenes" reicht nicht für Beschluss-Beschluss)
Beschluss nicht im Protokoll dokumentiert
Wirtschaftsplan ohne nachvollziehbare Kalkulation
Sonderumlage ohne ausreichende Begründung

Tipp für Eigentümer

Vor jeder Versammlung schriftliche Anträge stellen — formlos per Mail an den Verwalter, mind. 4 Wochen vor Termin. So landet Ihr Punkt auf der Tagesordnung und ist beschlussfähig.

Fazit

Die Versammlung steht und fällt mit der Vorbereitung. Eine gute Verwaltung liefert Ladung, Wirtschaftsplan und Abrechnung mit Vorlauf — damit Eigentümer informiert entscheiden können, nicht nur "durchgewunken" wird.