Wann ein Verwalter-Wechsel sinnvoll ist

Die häufigsten Gründe in unserer Praxis:

Hausgeldabrechnungen kommen seit Jahren verspätet
Eigentümerversammlung wird nicht jährlich einberufen
Anfragen bleiben tagelang unbeantwortet
Verdacht auf Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung
Verwalter ist seit der WEG-Reform 2020 mit § 19 Abs. 2 nicht mitgegangen (Online-Versammlung, Beschlusssammlung digital, etc.)

Schritt 1: Beschluss vorbereiten

Die WEG kann den Verwalter jederzeit ohne Grund abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG, seit Reform). Dafür braucht es:

Eigentümerversammlung — entweder die jährliche oder eine außerordentliche, einberufen vom Verwaltungsbeirat oder ein Drittel der Eigentümer.
Tagesordnung muss zwei Punkte enthalten:
- "Abberufung des aktuellen Verwalters"
- "Bestellung eines neuen Verwalters"
Mehrheit: einfache Stimmenmehrheit reicht (§ 25 Abs. 2 WEG).

Schritt 2: Neuen Verwalter auswählen

Vor der Versammlung mindestens drei Angebote einholen. Achten auf:

Aktive § 34c Gewerbeerlaubnis (Pflicht für Wohnimmobilienverwalter)
Berufshaftpflicht mit mind. 500.000 € pro Schadensfall (MaBV § 16a)
Fortbildungsnachweis 20 Stunden in 3 Jahren (MaBV § 15b)
Erfahrung mit ähnlich großen WEGs
Digitales Portal für Belegeinsicht
Klare Honorarstruktur, schriftlich

Schritt 3: Verwaltervertrag schließen

Erstbestellung: maximal 5 Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Folgebestellungen: maximal 5 Jahre. Der Vertrag sollte VDIV-konform sein und enthalten:

Honorar (Pauschale + Sondervergütungen explizit)
Leistungsumfang im Detail
Kündigungsmodalitäten (Sonderkündigungsrecht bei wichtigem Grund)
Pflicht zur Versicherungsnachweis-Vorlage jährlich

Schritt 4: Übergabe organisieren

Spätestens 30 Tage nach Beschluss sollte der Übergabe-Termin stattfinden. Vom Alt-Verwalter sind herauszugeben:

Komplette Buchhaltung (mind. 10 Jahre rückwirkend)
Beschluss-Sammlung (Original)
Versicherungs-Policen
Wartungsverträge mit Dienstleistern
Mieter- und Eigentümer-Stammdaten
Bankvollmachten zurückziehen, neue erteilen
Schlüsselbestand
Hausgeld-Forderungen-Liste mit Saldo pro Eigentümer

Häufige Fehler

Fehler 1: Erst kündigen, dann neuen Verwalter suchen — entstehende Lücke ist haftungsrechtlich problematisch.

Fehler 2: Übergabe ohne schriftliches Protokoll — bei Streitigkeiten später nicht beweisbar.

Fehler 3: Bankvollmachten beim Alt-Verwalter vergessen — riskant, wenn dieser im Streit ausscheidet.

Fazit

Verwalter-Wechsel ist mit 3–4 Monaten Vorlauf entspannt machbar. Der Beschluss selbst ist Routine; die saubere Übergabe entscheidet, ob die WEG nachher klar aufgestellt ist oder im Datenchaos.